Struktura organizacyjna

 W strukturze instytucji działają następujące Oddziały:

• Wypożyczalnia dla Dorosłych i Młodzieży

                        96-500 Sochaczew,  ul. 1 Maj 21

•  Oddział dla Dzieci Nr 1

                   96-500 Sochaczew, ul. Maja 21

• Filia Nr 2

                  96-500 Sochaczew, ul. Chopina 160

• Oddział dla Dzieci Nr 2

                 96-500 Sochaczew, ul. Chopina 160

• Filia Nr 3

                96-500 Sochaczew, ul. 15 Sierpnia 83

Zarządzenie Nr 1/2017 

Dyrektora Miejskiej Bibliotece Publicznej w Sochaczewie

z dnia 22 lutego 2017r. 

w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego 

Miejskiej Bibliotece Publicznej w Sochaczewie

Na podstawie art.13 ust.3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2012 poz. 406 z późn.zm.), §10 Statutu Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie nadanego Uchwałą Nr XX/219/16 Rady Miejskiej w Sochaczewie  z dnia 14 listopada 2016 r. zarządzam, co następuje: 

§ 1.

Nadaje się  Regulamin Organizacyjny Miejskiej Bibliotece Publicznej w Sochaczewie stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 

§ 2.

Traci moc Regulamin Organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie wprowadzony Zarządzeniem Nr 1/2013 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej Sochaczewie z dnia 30 grudnia 2013 r.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Sochaczew, 22 lutego 2017 r.

Załącznik do Zarządzenia 1/2017

Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej

 w Sochaczewie

Regulamin Organizacyjny 

Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

Miejska Biblioteka Publiczna w Sochaczewie zwana dalej „Biblioteką”  jest instytucją kultury działającą na podstawie statutu nadanego uchwałą Nr XX/219/16 Rady Miejskiej w Sochaczewie z dnia 14 listopada 2016r.

§ 2

Regulamin organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie zwany dalej „Regulaminem” określa organizację pracy i zasady kierowania Biblioteką, organizację wewnętrzną  Biblioteki oraz szczegółowy zakres działania komórek organizacyjnych. Integralną częścią „Regulaminu organizacyjnego” jest schemat struktury organizacyjnej stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

Rozdział II

Kierownictwo Biblioteki

§ 3

Na czele Biblioteki stoi Dyrektor, który kieruje jej działalnością, zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa, zarządza oraz reprezentuje ją na zewnątrz.
Dyrektor podlega służbowo Burmistrzowi Miasta Sochaczew.
Dyrektor organizuje pracę Biblioteki i odpowiada za całokształt jej działalności.
Rachunkowość Biblioteki prowadzi na mocy Porozumienia Nr 3/2016 Miejski Zespół Ekonomiczno – Administracyjny (MZEA) z siedzibą w Sochaczewie, ul. 1 Maja 21 .

§ 4

Do zadań Dyrektora należy w szczególności:

organizowanie działalności Biblioteki w sposób zapewniający realizację zadań statutowych,
wydawanie wewnętrznych aktów normatywnych (tj. regulaminów, zarządzeń, poleceń, upoważnień),
wykonywanie czynności pracodawcy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy,
dbanie o prawidłowe zabezpieczenie mienia Biblioteki,
zapewnienie warunków bhp oraz ochrony ppoż,
sprawowanie nadzoru z wył. Art. 53 ust.5 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r o Finansach publicznych  i odpowiadanie za całokształt gospodarki finansowej Biblioteki,
zarządzanie finansami Biblioteki i podejmowanie bieżących decyzji gospodarczych,
prowadzenie polityki płacowej,
zatwierdzanie planu finansowego i decydowanie o zmianach w budżecie,
10.  sprawowanie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem kontroli zarządczej,

11.  sprawowanie nadzoru nad udzielaniem odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej,

12.   rozpatrywanie skarg i wniosków.

§ 5

Zakres zadań MZEA określa Porozumienie Nr 3/2016 z dn. 8 grudnia 2016r (zał. Nr 2 do niniejszego Regulaminu).

§ 6

Szczegółowe zadania pracowników Biblioteki określają indywidualne zakresy czynności opracowane przez Dyrektora, znajdujące się w aktach osobowych pracowników biblioteki.

Rozdział III

Komórki organizacyjne

§ 7

W Bibliotece mogą być tworzone następujące komórki organizacyjne:
1)      Działy,

2)      Oddziały,

3)      Filie,

4)      samodzielne stanowiska pracy.

Dyrektor kształtuje wewnętrzną strukturę komórek organizacyjnych Biblioteki poprzez tworzenie, likwidację i przenoszenie stanowisk pracy z jednej komórki do drugiej,
W celu prawidłowej organizacji pracy Dyrektor może powołać kierownika komórki organizacyjnej,
Kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za prawidłową realizację zadań merytorycznych podległej komórki organizacyjnej.
 Do zadań, obowiązków i uprawnień wspólnych dla kierowników komórek organizacyjnych Biblioteki należą:
1)      koordynowanie i nadzorowanie pracy podległej komórki organizacyjnej,

2)      planowanie pracy i prowadzenie sprawozdawczości,

3)      podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji w granicach wynikających z zakresu,

4)      szczegółowe zaznajamianie pracowników z zadaniami komórki organizacyjnej,

5)      przekazywanie informacji, poleceń i dyspozycji,

6)  udzielanie pomocy pracownikom podległej komórki organizacyjnej w realizacji zadań stałych i doraźnych,

7)      kontrola merytoryczna i formalna pracy komórki organizacyjnej,

8)      opiniowanie doboru obsady podległej komórki organizacyjnej, wnioskowanie wysokości wynagrodzeń, przeszeregowań, nagród i kar dla podległych pracowników,

9)      wyznaczanie zastępstwa pracownika w przypadku jego urlopu lub długotrwałej nieobecności,

10)  współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki w zakresie opracowywania materiałów, informacji i opinii, wspólnych działań i inicjatyw,

Kierownicy komórek organizacyjnych mają prawo łączyć zadania przewidziane w schemacie organizacyjnym dla wielu stanowisk w jednym stanowisku.

§ 8

Dział/Oddział//Filia jest podstawową komórką organizacyjną, zajmującą się określoną problematyką i działalnością w sposób kompleksowy lub kilkoma pokrewnymi zagadnieniami, których realizacja w jednej komórce organizacyjnej ułatwia prawidłowe zarządzanie nimi.
W ramach Oddziału/Działu/Filii Dyrektor może powołać zespół, zwany sekcją, do realizacji określonych zadań.
W ramach Oddziału/Działu/Filii Dyrektor może utworzyć punkt biblioteczny.
§ 9

Samodzielne stanowisko pracy jest najmniejszą komórką organizacyjną, którą tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki, nie uzasadniającego powołania większej komórki organizacyjnej – działu.

Rozdział IV

Wewnętrzna struktura organizacyjna Biblioteki

§ 10

W Bibliotece tworzy się następujące komórki organizacyjne:

Powiatowy Dział Instrukcyjno-Metodyczny,
Dział Gromadzenia  i Opracowania Zbiorów
Dział Udostępniania Zbiorów i Usług Bibliotecznych
Dział Organizacyjno – Administracyjny i Gospodarczy,
Samodzielne stanowisko Informatyka
Samodzielne stanowisko Głównego Specjalisty ds. Finansowych

§ 11

Powiatowy Dział  Instrukcyjno – Metodyczny

Działem zarządza instruktor powiatowy, który realizuje zadania Działu Instrukcyjno-Metodycznego, sprawuje bezpośredni nadzór merytoryczny i metodyczny nad gminnymi bibliotekami publicznymi należącymi do powiatowej sieci bibliotecznej.
Instruktor powiatowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi Biblioteki.
Zakres zadań Działu obejmuje w szczególności:
1)      realizowanie zadań przewidzianych dla biblioteki powiatowej zgodnie z zawartym Porozumieniem,

2)      współpraca ze wszystkimi bibliotekami w powiecie oraz Biblioteką Publiczną m. st. Warszawy – Biblioteką Główną Województwa Mazowieckiego,

3)      sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad organizacją placówek powiatowej sieci bibliotecznej,

4)      pomoc oraz pośrednictwo w doborze i zakupie zbiorów bibliotecznych przez biblioteki, oddziały i filie,

5)      prowadzenie selekcji zbiorów zniszczonych, zdezaktualizowanych i innych według zgłaszanych potrzeb,

6)      organizowanie inwentaryzacji zbiorów, tj. skontrum, spisów z natury,

7)      pomoc merytoryczna w zakresie opracowania zbiorów dla bibliotek publicznych w powiecie,

8)      koordynowanie prac nad opracowaniem kartoteki regionalnej o zasięgu powiatowym,

9)      koordynacja komputeryzacji bibliotek w powiecie, stopniowe współtworzenie powiatowej sieci bibliotecznej,

10)   planowanie i analizowanie pracy bibliotek na podstawie planów pracy oraz sprawozdań przekazanych przez pracowników Biblioteki zgodnie z wewnętrznymi procedurami,

11)   przygotowanie sprawozdawczości do biblioteki wojewódzkiej oraz pomoc w sprawozdawczości GUS,

12)   kontakty z władzami samorządowymi gmin powiatu sochaczewskiego w sprawach dotyczących organizacji i działalności gminnych bibliotek publicznych,

13)   sporządzanie sprawozdań okresowych z działalności bibliotek publicznych, protokołów z wizytacji placówek dla władz samorządowych szczebla gminnego i powiatowego,

14)   właściwe prowadzenie i utrzymywanie dokumentacji dotyczącej pracy działu,

15)   organizowanie przepływu informacji o normach, przepisach i innych elementach warsztatu bibliotekarskiego w obrębie powiatowej sieci bibliotecznej,

16)   prowadzenie gabinetu metodycznego (gromadzenie literatury fachowej i pomocy metodycznych,

17)   przygotowanie dokumentacji i wdrażanie procedur obowiązujących w bibliotekach na podstawie aktualnych przepisów,

18)   organizacja szkoleń i doskonalenia zawodowego dla pracowników merytorycznych bibliotek publicznych w powiecie,

19)   redagowanie aplikacji i wniosków o środki pozabudżetowe oraz monitorowanie przebiegu realizacji procedur pozyskiwania środków pozabudżetowych,

20)   współdziałanie z bibliotekami innych sieci, instytucjami, organizacjami, stowarzyszeniami w zakresie popularyzacji książki, rozwijania czytelnictwa i zaspokajania potrzeb oświatowych i kulturalnych społeczności gminy i powiatu.

21)   redagowanie materiałów merytorycznych promujących czytelnictwo oraz działalność bibliotek,

22)  udział w szkoleniach, konferencjach, naradach organizowanych przez Biblioteką Publiczną m. st. Warszawy – Biblioteką Główną Województwa Mazowieckiego i inne biblioteki,

23)  podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wiedzy ogólnej przez samokształcenie.

§ 12

Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów

W Miejskiej Bibliotece Publicznej w Sochaczewie  funkcjonuje scentralizowany system gromadzenia i opracowania zbiorów. Podstawowe kierunki polityki gromadzenia ustala dyrektor biblioteki na podstawie materiałów analityczno-syntetycznych. Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów jest odpowiedzialny przede wszystkim za praktyczną realizację poszczególnych elementów polityki gromadzenia. 

Do podstawowych zadań Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów należy:

w zakresie gromadzenia:
1)      prowadzenie i bieżąca aktualizacja baz danych i kartotek dezyderatów oraz wydawnictw, kolporterów i firm edytorskich,

2)      analizowanie katalogów, zapowiedzi i ofert wydawniczych oraz księgarskich, fachowej prasy bibliotekarskiej, bieżącej bibliografii narodowej oraz prowadzenie z autopsji okresowego przeglądu wydawnictw oferowanych w hurtowniach księgarniach i antykwariatach,

3)      dokonywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi i w ramach przydzielonych środków zakupu wydawnictw zwartych i wydawnictw ciągłych wybranych na podstawie analizy dezyderatów i oferty rynku wydawniczego oraz prasowego;

4)      dystrybucja dokumentów pozyskanych w drodze zakupu i otrzymanych w darze do działów i placówek filialnych biblioteki,

5)      nadzór nad racjonalnym i zgodnym z kierunkami polityki gromadzenia kształtowaniem struktury księgozbioru,

6)      nawiązywanie i utrzymywanie bliskiej współpracy z wydawnictwami, hurtowniami, księgarniami i antykwariatami.

w zakresie opracowania:
1)      dokonywanie na podstawie obowiązujących norm opracowania formalnego (opis katalogowy) i rzeczowego (klasyfikacja, indeksacja) wszystkich typów dokumentów wpływających do biblioteki w formie zakupu lub daru oraz dokumentów przekazywanych pomiędzy działami i placówkami filialnymi w trakcie delokalizacji księgozbioru w systemie MATEUSZ

2)      bieżące administrowanie zasobami centralnego katalogu zbiorów biblioteki oraz baz danych tworzonych w toku procesu opracowania,

3)      sporządzanie wykazów wewnętrznych dokumentów opracowanych i przekazywanych do poszczególnych działów i placówek filialnych,

 w zakresie sprawozdawczości i statystyki:
1)       prowadzenie i aktualizowanie kartoteki ilościowo-wartościowej księgozbiorów  Oddziałów  i placówek filialnych,

2)       okresowa kontrola porównawcza spisów inwentarzowych Oddziałów i filii oraz rejestru ubytków,

3)       przeprowadzanie kwartalnych, półrocznych i rocznych rozliczeń finansowych z Miejskim Zespołem Ekonomiczno-Administracyjnym w zakresie stopnia i prawidłowości wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na zakup wydawnictw zwartych, ciągłych i zbiorów specjalnych,

4)      sporządzanie okresowych sprawozdań z pracy Oddziałów i Filii dla potrzeb Dyrektora  Miejskiej  Biblioteki Publicznej oraz sprawozdań rocznych dla GUS.

 w zakresie ewidencji materiałów bibliotecznych:
1)       przeprowadzanie ciągłej, permanentnej kontroli i inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych tzn.:

porównywanie zapisów w księgach inwentarzowych ze stanem rzeczywistym zbiorów,
stwierdzanie i wyjaśnianie różnic występujących pomiędzy zapisami ewidencyjnymi a rzeczywistym stanem księgozbioru oraz ustalanie ewentualnych braków względnych i bezwzględnych,
 kontrola wykazów wewnętrznych (przydziały) i protokołów ubytków,
2)       przeprowadzanie doraźnych skontrów księgozbioru w przypadku strat zaistniałych na skutek zdarzeń losowych oraz w razie zmian kadrowych na stanowiskach kierowniczych;

3)      przygotowywanie protokołów po skontrum i dokumentacji poskontrowej, wykazów braków względnych, protokołów braków bezwzględnych, protokołów selekcji przeprowadzonej w czasie skontrum i w przypadku zmian kadrowych, protokołów zdawczo-odbiorczych;

4)       opracowywanie rocznego planu skontrów;

5)       wykonywanie innych poleceń i prac zleconych przez Dyrektora  biblioteki.

w zakresie wypożyczeń międzybibliotecznych:
1)      dokładne określenie zakresu tematycznego zamówienia lub identyfikacja zamawianego dokumentu albo grupy dokumentów;

2)       analiza zawartości księgozbiorów wybranych bibliotek oraz zlokalizowanie poszukiwanych dokumentów;

3)      podjęcie wszelkich niezbędnych działań mających na celu sprowadzenie zamówionego dokumentu;

4)      udostępnianie zamówionych materiałów za pośrednictwem Oddziału Czytelni j a następnie terminowe odesłanie ich na adres instytucji której są własnością.

5)       udostępnianie dokumentów będących własnością Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie bibliotekom zewnętrznym na podstawie zamówień  i podjęcie działań mających na celu ich wysłanie pod wskazany adres.

w zakresie działalności szkoleniowej :
1)       udzielanie instruktażu i prowadzeniu kontroli w oddziałach i filiach Miejslkiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie w zakresie organizacji zbiorów, tworzenia aparatu informacyjnego (katalogi, kartoteki), prowadzenia statystyki i sprawozdawczości

2)      praktyczne wdrażanie nowych form pracy w zakresie gromadzenia i opracowania zbiorów

3)      organizowanie i prowadzenie szkoleń dla pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie w zakresie pracy  w systemie bibliotecznym Mateusz

4)       współpraca z Powiatowym Działem  Instrukcyjno - Metodycznym MBP w zakresie przeprowadzania szkoleń dla bibliotekarzy sieci powiatowej  w zakresie opracowania zbiorów bibliotecznych

5)       współpraca z innymi bibliotekami w zakresie wymiany doświadczeń w pracy w systemie bibliotecznym MATEUSZ

nadzorowanie pracy Komisji Stałych MBP w Sochaczewie:
1)      Komisja Selekcji Zbiorów Bibliotecznych

2)      Komisja Wyceny Zbiorów Bibliotecznych

3)      Komisja Likwidacji i Inwentaryzacji

§ 13

Dział Udostępniania Zbiorów i Usług Bibliotecznych 

Dział Udostępniania Zbiorów i Usług Bibliotecznych podlega bezpośrednio dyrektorowi Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie.
W skład Działu Udostępniania Zbiorów i Usług Bibliotecznych wchodzą następujące Oddziały:
1)      Oddział Wypożyczalnia dla Dorosłych i Młodzieży,

2)      Oddział Czytelnia

3)      Oddział Zbiorów Specjalnych

4)      Oddział  dla Dzieci Nr 1

5)      Oddział dla Dzieci Nr 2

oraz filie:

1)      Filia Nr 2,

2)      Filia Nr 3

Do szczególnych zadań Działu  Udostępniania Zbiorów i Usług Bibliotecznych należą:
  W zakresie udostępniania zbiorów:

1)      udostępnianie zbiorów bibliotecznych na zewnątrz i na miejscu w tym: książek, audiobooków, e-booków, regionaliów, czasopism zgodnie z postanowieniami Regulaminu Udostępniania Zbiorów i Usług Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie,

2)      prezencyjne udostępnianie czytelnikom wydawnictw zwartych (encyklopedie, słowniki, leksykony, kompendia, dzieła treści ogólnej, albumy, kartografia) oraz wydawnictw ciągłych (czasopisma)

3)      organizowanie udostępniania zbiorów osobom chorym, starszym i niepełnosprawnym,

4)      prowadzenie wszystkich czynności związanych z prawidłową obsługą czytelników w programie bibliotecznym Mateusz,

5)      wysyłanie upomnień do czytelników zalegających ze zwrotem materiałów bibliotecznych oraz prowadzenie postępowania związanego ze zwrotem książek przetrzymywanych przez czytelników zgodnie z wewnętrznymi przepisami,

6)      prowadzenie dokumentacji punktu bibliotecznego,

7)      udzielanie niezbędnych informacji bibliotecznych i bibliograficznych, pomoc czytelnikom w korzystaniu z katalogu Biblioteki, katalogów innych bibliotek, dostępu do Internetowych zasobów www,

8)      systematyczna aktualizacja i selekcja zbiorów czyli wycofywanie książek zniszczonych, zdezaktualizowanych i dubletów,

9)      prowadzenie szkoleń użytkowników,

10)   prowadzenie Czytelni Internetowej: udostępnianie stanowisk komputerowych z dostępem do Internetu, obsługa drukarki, kserokopiarki i innych urządzeń biurowych zgodnie z obowiązującym regulaminem,

11)  tworzenie na podstawie obowiązujących norm opisów katalogowych bibliografii regionalnej,

12)  gromadzenie i kompletowanie roczników prasy lokalnej,

13)  gromadzenie i archiwizacja dokumentów życia społecznego,

14)  zbieranie i wstępna analiza dezyderatów czytelniczych,

15)  przygotowanie okresowych sprawozdań i zestawień statystycznych odnoszących się do pracy działu

W zakresie ochrony zbiorów i mienia:

1)      dbałość o prawidłowy układ książek na półkach,

2)      opracowanie techniczne zbiorów, systematyczna konserwacja zbiorów,

3)      dbałość o estetyczny wygląd biblioteki,

4)      zabezpieczenie mienia, urządzeń i pomieszczeń bibliotecznych oraz przestrzeganie dyscypliny pracy, zasad bhp i przepisów ppoż.

W zakresie promocji biblioteki, działań kulturalno-oświatowych oraz animacji czasu wolnego :

1)      kreowanie wizerunku Biblioteki w relacjach ze środowiskiem klientów, użytkowników i współpracowników,

2)      organizowanie form pracy z czytelnikiem służących popularyzowaniu czytelnictwa, nauki oraz upowszechnianiu dorobku kulturowego gminy i powiatu.

3)      współpraca ze szkołami i przedszkolami z terenu Gminy Miasto Sochaczew w zakresie wspierania edukacji szkolnej oraz form zagospodarowania czasu wolnego dzieci i młodzieży,

4)      promowanie działalności Biblioteki i czytelnictwa w sieci internetowej oraz w środowisku lokalnym (eventy, spotkania autorskie, wystawy, kiermasze książek, lekcje biblioteczne, itp.)

5)      pozyskiwanie pozabudżetowych źródeł finansowania projektów kulturalnych, poszukiwanie mecenasów, sponsorów, darczyńców i innych źródeł w celu dofinansowania działalności statutowej Biblioteki,

6)      redagowanie merytoryczne materiałów reklamujących instytucję, jej zbiory i ofertę kulturalną zamieszczanych na stronie internetowej Biblioteki i ukazujących się w mediach,

7)      organizowanie wystaw, prezentacji i pokazów w ramach organizacji przestrzeni Galerii MBP

8)      współdziałanie z bibliotekami innych sieci, instytucjami, organizacjami, stowarzyszeniami w zakresie popularyzacji książki, rozwijania czytelnictwa i zaspokajania potrzeb oświatowych i kulturalnych społeczności gminy i powiatu.

9)      Prowadzenie Kół zainteresowań i Dyskusyjnego Klubu Książki 

W zakresie organizacji pracy:

1)      planowanie i organizacja pracy,

2)      współpraca z innymi działami Biblioteki

3)      współdziałanie z bibliotekami innych sieci, instytucjami kulturalnymi, oświatowymi,

4)      stowarzyszeniami i zakładami pracy,

Doskonalenie zawodowe:

1)      udział w szkoleniach, konferencjach, naradach organizowanych przez Bibliotekę i Wojewódzką Bibliotekę Publiczną,

2)      podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wiedzy ogólnej przez samokształcenie.

§ 14

Samodzielne stanowisko Głównego Specjalisty ds. Finansowych

Główny Specjalista ds. Finansowych podlega bezpośrednio dyrektorowi Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie.
Do zadań głównego specjalisty do sp. finansowych  należy w szczególności: 
przygotowanie dokumentów do MZEA:
- rejestracja faktur

- kserowanie faktur

- terminowe przekazywanie dokumentów do  MZEA

- bieżąca kontrola terminowości wpłat wynikających ze zobowiązań finansowych Biblioteki,

1)      monitorowanie wydatków według paragrafów w poszczególnych okresach rozliczeniowych (miesięcznych, kwartalnych, półrocznych, rocznych),

2)      prowadzenie dokumentacji dotyczącej aktualnej struktury zatrudnienia,

3)      kompletowanie dokumentów emerytalno-rentowych i ich sprawdzanie pod względem formalnym i merytorycznym,

4)       nadzór i koordynacja prac związanych z obsługą FŚŚ,

5)      sporządzanie informacji niezbędnych do przeprowadzania przetargów w zakresie usług telekomunikacyjnych, energii elektrycznej,

6)      prowadzenie dokumentacji związanej z ubezpieczeniem mienia: 

- przygotowanie ankiet do przetargu,

- zgłaszanie i przygotowanie dokumentacji w związku z poniesioną szkodą

- rozliczenia z ubezpieczycielem wynikające z polisy,

7)      kwalifikowanie i ewidencjonowanie zakupów strukturalnych,

8)       udział w pracach Komisji przeprowadzającej inwentaryzację książek (skontrum),

9)      prowadzenie ksiąg inwentarzowych woluminów,

10)   prowadzenie ksiąg inwentarzowych wyposażenia,

11)   sygnowanie wyposażenia,

12)   rozliczanie inwentaryzacji okresowej,

13)   kierowanie pracami Komisji Likwidacji i Inwentaryzacji,

14)   ubytkowanie sprzętu i materiałów poddanych likwidacji decyzją Komisji Likwidacji i Inwentaryzacji.

15)   udział  w pracach Komisji Selekcji Zbiorów Bibliotecznych, Komisji Wyceny Zbiorów Bibliotecznych oraz Komisji Likwidacji i Inwentaryzacji,

16)   monitorowanie terminów wypłat nagród jubileuszowych, dodatków stażowych oraz przygotowanie odpowiedniej dokumentacji,  

17)   prowadzenie dokumentacji związanej z refundacją zakupu okularów korekcyjnych,

18)   przygotowanie deklaracji Podatku od nieruchomości,

19)   przygotowanie materiałów do sporządzenia planu finansowego Biblioteki na dany rok

20)   organizacja i terminowa realizacja systemu wstępnych i okresowych szkoleń BHP i ppoż. oraz okresowych badań lekarskich,

21)   udzielanie odpowiedzi na zapytania publiczne dot. działalności biblioteki.

§ 15

Dział Organizacyjno-Administracyjny i Gospodarczy

Dział Organizacyjno-Administracyjny i Gospodarczy Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie podlega bezpośrednio dyrektorowi Miejskiej Biblioteki Publicznej.
Do podstawowych  zadań działu należy:
1)      prowadzenie wszelkich spraw związanych z działalnością administracyjno-gospodarczą,

2)      obsługa Sekretariatu i prowadzenie spraw kancelaryjnych:

- przyjmowanie pism przychodzących do MBP,

- pisanie pism wychodzących z MBP, 

- kompleksowa koordynacja obiegu dokumentów służbowych,

- prowadzenie teczek z dokumentami, zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt,

- obsługa poczty elektronicznej,

- obsługa przychodzących i wychodzących przesyłek pocztowych,

3)      obsługa imprez organizowanych w bibliotece (spotkania autorskie, prelekcje, konkursy, wystawy  i in.),

4)      prowadzenie spraw osobowych pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej, w tym:

- prowadzenie ewidencji czasu pracy,

- prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich

- prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych

- plany urlopów,

- przygotowanie dokumentacji dotyczącej spraw osobowych

5)      sporządzanie zbiorczych planów pracy, planów imprez oraz sprawozdań z ich wykonania,

6)      przygotowanie harmonogramów  pracy dla poszczególnych oddziałów,

7)      sporządzanie zamówień na prenumeratę czasopism dla poszczególnych oddziałów i filii MBP,

8)      nadzór i koordynacja prac związanych z obsługą FŚŚ:

- przyjmowanie wniosków i oświadczeń

- przygotowanie dokumentacji do wypłaty karty turystycznej

- udział w pracach Komisji FŚS

- zakup i dystrybucja talonów

- prowadzenie spraw socjalno-bytowych (wczasy, kolonie, pożyczki, zapomogi z FŚS)

9)      przygotowywanie i przekazanie dokumentów do archiwum,

10)   kierowanie wyłączonych i posegregowanych w ramach selekcji materiałów bibliotecznych do oprawy  introligatorskiej i na makulaturę,

11)   zbieranie, analiza i realizacja w porozumieniu z Działem Księgowo-Finansowym dezyderatów kierowników komórek organizacyjnych biblioteki dotyczących zakupu środków i materiałów,

12)   zaopatrzenie komórek organizacyjnych biblioteki w niezbędne materiały i środki, biurowe, papiernicze, chemiczne, itp.,

13)   nadzór nad utrzymaniem czystości i estetyki wnętrz w bibliotekach, w tym organizacja pracy sprzątaczek

14)  dbałość o właściwy stan techniczny urządzeń i sprzętu znajdującego się na wyposażeniu działów, oddziałów i filii biblioteki. Terminowe usuwanie zgłaszanych usterek,

15)  prowadzenie ksiąg inwentarzowych woluminów,

16)  prowadzenie ksiąg inwentarzowych wyposażenia,

17)  sygnowanie wyposażenia,

18)  rozliczanie inwentaryzacji okresowej,

19)  kierowanie pracami Komisji Likwidacji i Inwentaryzacji,

20)  ubytkowanie sprzętu i materiałów poddanych likwidacji decyzją Komisji Likwidacji i Inwentaryzacji,

21)  pobieranie na polecenie dyrektora biblioteki gotówki z banku z przeznaczeniem na bieżące potrzeby biblioteki oraz rozliczanie pobranej gotówki,

22)  przyjmowanie wpłat za rozliczanie kwitariuszy z poszczególnych oddziałów i filii, i dokonywanie wpłat do banku,

23)  dokonywanie rozliczeń finansowych z głównym specjalistą do spraw finansowych,

24)  przygotowanie sprawozdań dotyczących pracy działu,

§ 16

Samodzielne stanowisko Informatyka

Stanowisko Informatyka opiera się na koordynowaniu działań związanych z komputeryzacją i automatyzacją procesów bibliotecznych Biblioteki, a w szczególności:

1)      zarządzanie siecią komputerową Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie

2)      wdrażanie bibliotecznych systemów komputerowych,

3)      administrowanie systemem bibliotecznym Mateusz,

4)      koordynowanie działań związanych z automatyzacją i komputeryzacją biblioteki i filii,

5)      informatyzacja procesów bibliotecznych,

6)      pomoc w obsłudze programów komputerowych w poszczególnych komórkach,

7)      współpraca z Działem Instrukcyjno-Metodycznym w zakresie komputeryzacji bibliotek gminnych w powiecie sochaczewskim,

8)      planowanie przekształceń w zakresie sieci, wymiany lub uzupełnienia sprzętu i programów komputerowych,

9)      czuwanie nad bezpieczeństwem danych osobowych, sprawowanie funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji,

10)  prowadzenie spraw związanych z zakupem, konserwacją oraz naprawą komputerów i sprzętu peryferyjnego,

11)  dokonywanie zakupu oprogramowania, doradztwo przy zakupie programów multimedialnych dla placówek bibliotecznych i pomoc w trakcie ich użytkowania,

12)  kontrola i nadzór nad zgodnością oprogramowania z posiadanymi licencjami na wszystkich stanowiskach pracy,

13)  wykonywanie bieżącej archiwizacji baz danych i zasobów systemowych,

14)  obsługa imprez organizowanych w bibliotece,

15)  inne zadania zlecone przez dyrektora Biblioteki związane z działaniem programów bibliotecznych i ich obsługą,

§ 17

Szczegółowe zadania pracowników Biblioteki określają indywidualne zakresy czynności opracowane przez Dyrektora, znajdujące się w aktach osobowych pracowników biblioteki.
Indywidualny zakres obowiązków nie może być w sprzeczności z treścią zawartej z pracownikiem umowy o pracę.
Wszyscy pracownicy, którzy z tytułu czynności zawodowych mają powierzone mienie Biblioteki, winni złożyć odpowiednie oświadczenie o współodpowiedzialności materialnej – na ogólnych zasadach.
Rozdział V

Delegowanie uprawnień i obowiązków

§ 18

W przypadku nieobecności Dyrektora w zakres praw i obowiązków Dyrektora wchodzi upoważniony przez niego pracownik Biblioteki,
W szczególnych sytuacjach, podczas dłuższej nieprzewidzianej nieobecności Dyrektora Biblioteki, Burmistrz Miasta Sochaczew może wydać zarządzenie w sprawie powołania Zastępcy Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Sochaczewie, w którym określi zakres jego uprawnień i odpowiedzialności, ze wskazaniem terminu tego powierzenia.
Delegowanie uprawnień i obowiązków odbywa się zawsze w formie pisemnej, z określeniem zakresu uprawnień i odpowiedzialności oraz za pisemnym potwierdzeniem osoby, która przyjmuje uprawnienia i obowiązki,
W Bibliotece prowadzony jest „Rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw” - wzór stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu, który znajduje się w pokoju Dyrektora.
Rozdział VI

Organizacja załatwiania skarg i wniosków

§ 19

Bezpośredni nadzór nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków sprawuje Dyrektor,
W Bibliotece jest prowadzony „Rejestr skarg i wniosków” - wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
Wszystkie skargi/wnioski pisemne podlegają rejestracji z wyjątkiem skarg anonimowych.
Skargi/wnioski winny być załatwiane niezwłocznie, nie później niż w terminach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego.
Udzielenie odpowiedzi na skargi są odnotowywane w rejestrze skarg i wniosków.
 

Rozdział VII

Postanowienia końcowe

§ 20

Zmiany w Regulaminie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.

§ 21

Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.